U bent hier: Gebruik Enterprise Timetabler > Activiteiten > Boekingen aanmaken

Boekingen aanmaken

U kunt de boekingsmode gebruiken om een middel te vinden en dit vervolgens aan een nieuwe gebeurtenis toe te voegen. Boekingen voor middelen worden doorgaans gemaakt voor gebeurtenissen die geen deel uitmaken van het academisch programma. Bijvoorbeeld een stafvergadering of een open dag. Boekingen worden gemaakt wanneer ze nodig zijn; Enterprise Timetabler maakt een activiteit aan en wijst het gekozen middel hieraan toe.

Over deze taak: Afhankelijk van de aan u verleende rechten, is uw toegang tot functies in Enterprise Timetabler mogelijk beperkt tot uitsluitend boekingsmode. In dat geval is stap 1 niet van toepassing.

Om een boeking aan te maken, doet u het volgende:

  1. Om toegang te krijgen tot boekingsmode, klikt u op Boeking Maken in de werkbalk Boeking. Het Boekingsvereistenoverzicht vervangt het Activiteitenoverzicht. Het menu aan de bovenzijde van het Objectenoverzicht bevat alleen de soorten items die u kunt boeken.

    NB: Als Zalen, Docenten, of Uitrusting nog niet waren geselecteerd in dat menu voordat u klikte op Boeking maken, selecteert Enterprise Timetabler het soort item waarvoor u het laatst een boeking maakte.

  2. Klik op een soort item in het menu aan de bovenzijde van het Objectenoverzicht. Bijvoorbeeld Zalen.
  3. Specificeer de weken waarin de gebeurtenis plaatsvindt. Als het een eenmalige gebeurtenis betreft, selecteer dan in het overzicht Boekingsvereisten de datum in het veld Kies datum. Een conferentie vindt bijvoorbeeld eenmalig plaats en is geen wekelijks terugkerende gebeurtenis.
  4. Of, als de gebeurtenis in meerdere weken plaatsvindt, selecteert u de weken in de weekpatroonbalk. Bijvoorbeeld, een gemeenschapsvergadering vindt gedurende het hele jaar iedere tweede week op maandagavond plaats.
    • Om een week aan of uit te zetten, klikt u op de cel van de week.
    • Om meerdere weken in één handeling uit/aan te schakelen, sleept u de muis over de cellen.
    • Om alleen de weken te selecteren die door een specifiek beschikbaarheidspatroon als een eigen weekpatroon worden gedefinieerd, klikt u met de rechtermuisknop boven de balk en vervolgens op een item in de lijst Weekpatroon.
  5. In de tabel Dag, selecteert u de dagen waarop de gebeurtenis plaatsvindt. Als de gebeurtenis Meerdere keren per week heeft, selecteert u meerdere dagen. Enterprise Timetabler vindt middelen die op iedere geselecteerde dag beschikbaar zijn
  6. Voer informatie in over de gebeurtenis. Om de automatisch gegeneerde activiteitennaam te vervangen door een door u gekozen naam, typt u de naam in het veld Naam. Optioneel kunt u een beschrijving invoeren. De informatie die u invoert, wordt door Enterprise Timetabler doorgaans voor twee doelen gebruikt:
  7. Klik op Vereisten aanpassen. De tabel in het Objectenoverzicht bevat geschikte middelen. Als een middel in het Objectenoverzicht is geselecteerd, worden in de tab Gecombineerd Rooster van het roostergebied blauwe ruiten weergegeven op mogelijke begintijden voor de gebeurtenis als dat middel wordt toegewezen. Als er geen middel is geselecteerd, worden begintijden waarop een of meer geschikte middelen beschikbaar zijn, door ruiten aangegeven.

    Tip: Om de keuze uit te breiden tot middelen waarvoor u toestemming moet aanvragen om te gebruiken, klikt u op Toestemming aanvragen in de Rooster werkbalk. Als de tabel in het Objectenoverzicht uitsluitend middelen bevat waarvoor u toestemming moet aanvragen, worden de begintijden aangegeven met gele driehoekjes.

  8. Klik met de rechtermuisknop op een geschikte begintijd en klik vervolgens op Rooster hier. In het roostergebied geeft Enterprise Timetabler de activiteit weer; het veld bevat de naam van de activiteit. De tabel in het Objectenoverzicht wordt gefilterd, zodat deze alleen geschikte middelen bevat die op dat tijdstip beschikbaar zijn. Om de activiteit naar een andere dag of tijd te verplaatsen, kunt u hem aan de bovenrand slepen. NB: De activiteit wordt pas in de laatste stap van dit proces aangemaakt.
  9. Selecteer in de tabel in het Objectenoverzicht een geschikt middel.
  10. Om de boeking te bevestigen, klikt u op Bevestig boeking in de werkbalk Boeking.

Resultaat: Enterprise Timetabler maakt de activiteit aan en wijst het geselecteerde middel toe. Als u toestemming hebt aangevraagd voor het toegewezen middel, maakt Enterprise Timetabler een verzoek aan voor het gebruik.