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Erstellen von Buchungen

Mithilfe des Buchungsmodus können Sie Ressourcen suchen und einer neuen Veranstaltung zuweisen. Ressourcenbuchungen werden normalerweise für Veranstaltungen vorgenommen, die nicht Teil eines akademischen Programms sind. Hierzu gehören beispielsweise Konferenzen oder Dozentenversammlungen. Buchungen werden, wo erforderlich, erstellt. Enterprise Veranstaltungsplaner erstellt eine Veranstaltung und weist ihr die ausgewählte Ressource zu.

Über diese Aufgabe: Abhängig von Ihren Benutzerrechten ist Ihr Zugriff auf Funktionen von Enterprise Veranstaltungsplaner möglicherweise auf den Buchungsmodus beschränkt. Ist dies der Fall, können Sie die Anweisungen in Schritt 1 unten nicht durchführen.

Möchten Sie eine Buchung erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Möchten Sie in den Buchungsmodus wechseln, klicken Sie auf Buchungsmodus () in der Symbolleiste Buchen. Das Fenster Buchungsanforderungen ersetzt daraufhin das Fenster Veranstaltungen. Im Menü oben im Fenster Ansichten sind ausschließlich die Elementtypen enthalten, für die Sie Buchungen vornehmen können.

    Hinweis: Wurde in diesem Menü nicht bereits eine der Optionen Räume, Dozenten oder Equipment-Elemente ausgewählt, bevor Sie auf Buchungsmodus geklickt haben, wählt Enterprise Veranstaltungsplaner den Elementtyp aus, für den Sie zuletzt eine Buchung erstellt haben.

  2. Wählen Sie einen Elementtyp aus dem Menü oben im Fenster Ansichten aus. Beispielsweise den Typ Räume.
  3. Legen Sie fest, in welchen Wochen die Veranstaltung stattfinden soll. Handelt es sich um eine einmalige Veranstaltung, wählen Sie im Fenster Buchungsanforderungen im Feld Datum wählen das entsprechende Datum aus. Ein Beispiel für eine einmalige Veranstaltung ist eine Konferenz, diese findet nicht wöchentlich statt.
  4. Soll eine Veranstaltung in mehreren Wochen stattfinden, wählen Sie die entsprechenden Wochen aus der Wochenmusterleiste aus. So kann beispielsweise eine Gemeinschaftssitzung während des gesamten Kalenderjahres alle zwei Wochen an einem Montagabend abgehalten werden.
    • Möchten Sie eine bestimmte Woche ein- oder ausblenden, klicken Sie auf deren Zelle.
    • Möchten Sie mehrere Wochen auf einmal auswählen, ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste über die Zellen.
    • Möchten Sie nur die Wochen auswählen, deren Verfügbarkeitsmuster ein bestimmtes Wochenmuster enthält, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Stelle oberhalb der Leiste und anschließend auf ein Element in der Liste Unterrichtswochen.
  5. Wählen Sie in der Tabelle Tag diejenigen Tage aus, für die die Veranstaltung geplant werden soll. Wird die Veranstaltung mehrmals pro Woche wiederholt, wählen Sie mehrere Tage aus. Enterprise Veranstaltungsplaner sucht nach Ressourcen, die an jedem ausgewählten Tag verfügbar sind.
  6. Geben Sie genauere Daten zur Veranstaltung ein. Möchten Sie den automatisch erstellten Veranstaltungsnamen durch einen benutzerdefinierten Namen ersetzen, geben Sie diesen im Feld Name ein. Bei Bedarf können Sie auch eine Beschreibung eingeben. Die eingegebenen Daten werden von Enterprise Veranstaltungsplaner zu zwei Zwecken eingesetzt:
  7. Klicken Sie auf Suche starten. Die Tabelle im Fenster Ansichten enthält geeignete Ressourcen. Wird im Fenster Ansichten eine Ressource ausgewählt, erscheinen in der Registerkarte Kombinierter Stundenplan im Stundenplanbereich blaue Rauten, die für die jeweilige Ressource gültige Anfangszeiten kennzeichnen. Wurde keine Ressource ausgewählt, zeigen die Rauten Anfangszeiten an, zu denen eine oder mehrere geeignete Ressourcen verfügbar sind.

    Tipp: Möchten Sie die Auswahl auf Ressourcen ausweiten, auf die Sie auf Anfrage Zugriff haben, klicken Sie auf Anfrage-Modus () in der Stundenplanleiste. Enthält die Tabelle im Fenster Ansichten nur Ressourcen, über die Sie nur auf Anfrage verfügen können, kennzeichnen orangefarbene Dreiecke gültige Anfangszeiten.

  8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine geeignete Anfangszeit und wählen Sie anschließend Hier einsetzen aus. Anschließend zeigt Enterprise Veranstaltungsplaner die Veranstaltung im Stundenbereich an, das Feld enthält den Namen der Veranstaltung. Die Tabelle im Fenster Ansichten wird so gefiltert, dass sie nur geeignete Ressourcen enthält, die zu diesem Zeitpunkt verfügbar sind. Möchten Sie die Veranstaltung an einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit verschieben, ziehen Sie an der oberen Trennlinie. Hinweis: Die Veranstaltung wird nicht erstellt, bis alle Schritte abgeschlossen wurden.
  9. Wählen Sie im Fenster Ansichten eine geeignete Ressource aus.
  10. Möchten Sie die Buchung bestätigen, klicken Sie auf die Option Buchung bestätigen () in der Symbolleiste buchen.

Ergebnis: Enterprise Veranstaltungsplaner erstellt die Veranstaltung und weist ihr die ausgewählte Ressource zu. Verfügen Sie nur auf Anfrage über Zugriff auf die Ressource, erstellt Enterprise Veranstaltungsplaner eine Anfrage für deren Nutzung.